近年来使馆对认证文件的要求越来越严格，申请人稍有不慎，就会导致文件被退件，甚至影响到州政府和国务院的认证也有作废的风险，前功尽弃。请大家办理的时候特别注意以下几个方面：
一、格式不对，导致拒收
《委托书》和《声明书》都有固定格式。《委托书》应包含以下基本要素：委托人及受托人基本情况，委托原因、委托事项、委托权限、委托期限、受托人可否转委托。必须特别指出，委托期限一般不超过5年。从2018年起，领馆要求有明确的委托截止日期，不再接受“委托期限：到上述委托事宜办妥为止”的表述。如果准备的文书缺少以上要素，就会被拒收。
二、真实性存疑，导致拒收
为保证文书真实性，领馆拒绝接受有错别字或私自涂改的文书。
三、公证词不当，导致拒收
有些申请人提供的文书只有美国公证员的盖章签字，没有规范的公证词（Acknowledgements），而导致文件拒收。
四、文书不完整，导致拒收
按规定，当文书超过两页时需盖骑缝章以体现文书完整性。如果没有，文件可能被拒收。请特别注意：拿到州政府或国务院的认证后，复印时绝对不可以拆开订书钉再重新装订！因为一旦拆开，领馆将质疑文书的完整性。
五、文件内容混乱，导致拒收
有些申请人将多份不同类型的文件装订成一份文件认证。比如《委托书》中有《声明书》，或在《委托书》后面附上护照、绿卡、驾照或房产证、护照、身份证等各种证件复印件，这种情况一般不被允许。国内主管部门已明确要求当事人将文件分开办理认证。
正确做法是：《委托书》单独做一份认证，《声明书》单独做一份认证。国外出具的身份证件（如美国护照）单独做一份认证，用于身份证明。国内各部门出具的材料(如房产证、身份证，出生证等），领馆不予认证。
六、时间过长，导致拒收
如果公证日期或第一级政府认证日期到递交领馆日期超过6个月，领馆一般不予认证。另外，当州务卿更换超过一段时间后后，前一任州务卿的签字认证的文件领馆也不再认证。